Fases de vida de un sistema

Según la metodología de Kendall & Kendall el ciclo de vida de un sistema consta de siete partes: siendo la primera la identificación del problema, la segunda identificación de requisitos de información, la tercera es el análisis de las necesidades del sistema, la cuarta es el diseño del sistema recomendado, la quinta desarrollo y documentación del sistema, la sexta prueba y mantenimiento y la última implementación y evaluación. Cada fase se explica por separado pero nunca se realizan como pasos aislados, más bien es posible que algunas actividades se realicen de manera simultánea, y algunas de ellas podrían repetirse.

FASE I: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

Observación directa del entorno 

Aplicación de entrevista para recolectar información. 

Sintetizar la información recolectada para construir objetivos 

Estimar el alcance del proyecto 

Identificar si existe una necesidad, problema u oportunidad argumentada 

Documentar resultados 

Estudiar los riesgos del proyecto 

Presentar un informe de vialidad 

En la primera fase el analista es el encargado de identificar los problemas de la organización, detallarlos, examinar, evaluar las oportunidades y objetivos.

El analista debe identificar y evaluar los problemas existentes en la organización de manera critica y precisa. Mayormente los problemas son detectados por alguien más y es cuando el analista es solicitado a fin de precisarlos.

Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados, lo cual le da mayor seguridad y eficacia a las organizaciones además de obtener una ventaja competitiva. El analista debe identificar los objetivos, es decir, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir, se podrá determinar si algunas funciones de as aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos aplicándolas a problemas u oportunidades específicos. Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase son las entrevistas a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase en un informe de viabilidad que incluye la definición del problema y un resumen de los objetivos. La administración debe decidir si se sigue adelante o si se cancela el proyecto propuesto.

FASE II: Determinación de los requerimientos de información

Revisión de los objetivos 

Identificar el dominio 

Investigar la razón por la cual se implementa el sistema actual 

Recolectar información sobre los procedimientos y operaciones que se desempeñan actualmente.

Detallar específicamente: Quiénes son los involucrados, cuál es la actividad, regla y restricciones del negocio, entorno de desarrollo de las actividades, momentos oportunos de desarrollo de cada función, la manera en que se desempeñan los procedimientos actuales.

Elaborar una lista detallada y organizada de todos los procedimientos.

Separar requerimientos funcionales y no funcionales

Adicionar al informe de la primera fase, esta nueva información

En esta fase el analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación 

de datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar 

las decisiones y sus entornos e oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos.

Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización y sus objetivos.

Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general los trabajadores y gerentes del área de operaciones.

El analista necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: 

el quién (la gente involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el momento oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia.

Al término de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados.

FASE III: Análisis de las necesidades

Evaluar las dos fases anteriores. 

Modelar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones ya identificadas. 

Elaborar diccionario de datos y sus especificaciones. 

Elaborar diagramas de procesos de cada función. 

Elaborar propuesta del sistema con todos los diagramas de operaciones y de procesos. 

Realizar el análisis del riesgo sobre el realizado en las fases anteriores, tomando en cuenta el aspecto económico, técnico y operacional (estudio de factibilidad) 

Estimar en un diagrama de Gantt el tiempo que tomará desarrollar el sistema. 

En esta fase el analista evalúa las dos fases anteriores, usa herramientas y técnicas como el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica estructurada. 

A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema así como sus respectivas especificaciones.

El analista prepara en esta fase, una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un análisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer.

FASE IV: Diseño del sistema recomendado 

Evaluar las tres fases anteriores. 

Realizar el diseño lógico de todo el sistema. 

Elaborar procedimientos precisos para la captura de los datos que van a ingresar al sistema de información 

Elaborar el diseño de la base de datos. 

Diseñar las diferentes interfaces de usuarios de cada operación, procedimiento y/o función. 

Diseñar controles y procedimientos de respaldos que protejan al sistema y a los datos. 

Producir los paquetes específicos de programas para los programadores. 

Elaborar una lista de las funciones genéricas y de las que será obligatorio crear. 

En esta fase el analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de información.

El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos.

Facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediantes técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema de información. 

La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante.

También incluye el diseño de archivos o bases de datos que almacenarán gran parte delos datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organización. 

En esta fase el analista interactúa con los usuarios para diseñar la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de información de estos últimos.

Finalmente el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. 

Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento. 

FASE V: Desarrollo y documentación del software 

Evaluar los procedimientos que va a ser desarrollados por el programador. 

Mostrar y explicar cada procedimiento, función y operación al programador. 

Elaborar manuales de procedimientos internos del sistema. 

Elaborar manuales externos de ayuda a los usuarios del sistema. 

Elaborar demostraciones para los usuarios y la interacción con distintas interfaces 

Elaborar actualizaciones para los diferentes procedimientos 

Elaborar un informe con el tiempo que se llevó construir cada procedimiento. 

En la quinta fase del ciclo del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los diagramas de estructuras, los diagramas de Nassi-Shneiderman y el pseudocódigo.

Durante esta fase el analista trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en línea y sitios web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes en archivos “léame” que se integrarán al nuevo software.

La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el sistema y qué hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso.

Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo.

FASE VI: Prueba y mantenimiento del sistema 

Realizar la programación de las pruebas del sistema. 

Realizar un instrumento para evaluar el sistema de información. 

El programador deberá elaborar un resumen de las pruebas del sistema. 

El analista deberá realizar un informe de sus pruebas y discutirlo con el programador 

Elaborar la planificación de las horas del mantenimiento del sistema. 

Elaborar la lista de las operaciones que pudieran sufrir modificaciones de códigos

Antes de poner en funcionamiento el sistema es necesario probarlo es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios.

Una parte de la pruebas la realizan los programadores solos, y otra la llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realizan las pruebas con datos de muestra para determinar con precisión cuáles son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual.

El mantenimiento del sistema de información y su documentación empiezan en esta fase y se llevan de manera rutinaria durante toda su vida útil. 

FASE VII: Implementación y evaluación del sistema

Planificar gradualmente la conversión del sistema anterior. 

Instalar los equipos de hardware necesarios para el funcionamiento del software creado. 

Capacitar por medio de talleres a los usuarios en el manejo de equipos y software creados 

Evaluar la adaptabilidad de los usuarios al sistema.

Esta es la última fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la supervisión de ésta es responsabilidad del analista de sistemas.

Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en áreas del debate. En realidad, la evaluación se lleva a cabo durante cada una de las fases.

El trabajo de sistemas es cíclico, cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado.