DISEÑAR UNA SALIDA EFICAZ

DISEÑO DE LA SALIDA PARA SATISFACER UN PROPÓSITO ESPECÍFICO

Toda la salida debe tener un propósito. No es suficiente poner a disposición de los usuarios un informe, una pantalla o una página Web sólo porque la tecnología permite hacerlo. Durante la fase de determinación de los requerimientos de información, el analista de sistemas averigua qué propósitos se deben satisfacer. A continuación diseña la salida con base en esos propósitos. Usted verá que tiene numerosas oportunidades de proporcionar salida simplemente porque la aplicación le permite hacerlo. Sin embargo, recuerde la regla del propósito. Si la salida no es funcional, no debe crearse, porque toda salida del sistema representa costos de tiempo y recursos

.

DISEÑO DE SALIDA PARA SATISFACER AL USUARIO

En un sistema de información grande que atiende a muchos usuarios con muchos propósitos diferentes, a menudo es difícil personalizar la salida. Con base en las entrevistas, las observaciones, los costos y tal vez los prototipos, será posible diseñar una salida que satisfaga lo que muchos usuarios, si no es que todos, necesitan y prefieren. En términos generales, es más práctico crear salida específica para el usuario, o que él pueda personalizar, cuando ésta se diseña para un sistema de apoyo a la toma de decisiones u otras aplicaciones sumamente interactivas, como las que se desarrollan para la Web. Sin embargo, aun así es posible diseñar salidas que satisfagan una función del usuario en la organización, lo cual nos lleva al siguiente objetivo. 

ENTREGA DE LA CANTIDAD ADECUADA DE SALIDA 

Más no siempre es mejor, en particular cuando se trata de la cantidad de salida. La decisión sobre qué cantidad de salida es correcta para los usuarios forma parte de la tarea del diseño de la salida. Un heurístico útil consiste en que el sistema debe proporcionar lo que cada persona necesita para completar su trabajo. Sin embargo, esta respuesta aún está lejos de ser una solución total, porque podría ser conveniente desplegar un subconjunto de esa información al principio y después proporcionar al usuario una manera de acceder fácilmente a información adicional. El problema referente a la sobrecarga de información es tan predominante que se ha vuelto un cliché, pero sigue siendo una preocupación válida. No se le da un buen servicio a nadie si se ofrece información excesiva sólo para hacer alarde de las capacidades del sistema. Siempre tenga en cuenta a los tomadores de decisiones. A menudo ellos no necesitarán grandes cantidades de salida, especialmente si hay una manera fácil de acceder a más información a través de algún hipervínculo o una característica de extracción de información. 

ASEGÚRESE DE QUE LA SALIDA ESTÉ DONDE SE NECESITA

A menudo la salida se produce en un lugar [por ejemplo, en el departamento de procesamiento de datos) y después se distribuye al usuario. El aumento de la salida en línea, desplegada en pantalla, que se puede acceder de manera individual, ha reducido en parte el problema de la distribución, pero la distribución apropiada continúa como un objetivo primordial para el analista de sistemas. Para que sea usada y que sirva de algo, la salida se debe presentar al usuario correcto. No importa qué tan bien diseñados estén los informes, si no llegan a los tomadores de decisiones que los requieren, no tienen valor. 

SUMINISTRO DE LA SALIDA A TIEMPO 

Una de las quejas más comunes de los usuarios es que no reciben la información a tiempo para tomar las decisiones necesarias. Aunque el tiempo no lo es todo, representa una parte importante de la utilidad que tendrá la salida para los tomadores de decisiones. Muchos informes son requeridos en forma diaria, algunos sólo mensualmente, otros anualmente y otros pocos sólo de manera ocasional. El uso de salida bien publicada y basada en la Web también puede solucionar en parte el problema de la distribución a tiempo de la salida. La entrega a tiempo de la salida puede ser crucial para las operaciones de negocios.

ELECCIÓN DEL MÉTODO DE SALIDA CORRECTO

Como se mencionó antes, la salida puede tomar muchas formas, incluyendo informes impresos, información en pantalla, audio con sonidos digitalizados que simulan la voz humana, microformas y documentos Web. Elegir el método de salida correcto para cada usuario es otro de los objetivos que deben tomarse en el diseño. En la actualidad, gran parte de la salida aparece en las pantallas de las computadoras y los usuarios tienen la opción de imprimirla con su propia impresora. El analista necesita reconocer los pros y contras al elegir un método de salida. Los costos difieren; para el usuario, también hay diferencias en la accesibilidad, flexibilidad, durabilidad, distribución, posibilidades de almacenamiento y recuperación, transportabilidad e impacto global de los datos. Por lo general, la elección de los métodos de salida no se debe tomar a la ligera, ni tampoco se puede determinar de antemano.

Bibliography:Kendall, K. E., Kendall, J. E., Ramos, A. N., & Kendall (2005). Analisis y Diseno de Sistemas - 6b: Edicion (6th ed.). United States: Pearson Educacion.In-line Citation:(Kendall, Kendall, Ramos, & Kendall, 2005)